MS Excel - Bài 14: Layout

Tách bảng tính

Bạn có thể tách một bảng tính thành nhiều vùng để dễ dàng xem từng phần của một bảng tính. Để tách bảng tính:

• Lựa chọn các ô trung tâm của bảng tính bạn muốn tách

• Kích nút Split trên tab View

• Thông báo tách bảng trên màn hình xuất hiện, bạn có thể thao tác với từng phần riêng biệt.

Làm đóng băng hàng và cột

Bạn có thể lựa chọn một phần cụ thể của một bảng tính để giữ nó không thay đổi trong khi làm việc với các phần khác. Điều này được thực hiện thông qua tính năng Freeze Rows and Columns (làm đóng băng hàng và cột):

• Kích nút Freeze Panes trên tab View

• Lựa chọn một phần để được đóng băng hoặc kích vào đầu mỗi cột hay phía trái dòng

• Để hủy việc áp dụng đóng băng, kích nút Freeze Panes

• Kích Unfreeze

Ẩn bảng tính

Để ẩn bảng tính:

• Lựa chọn tab trang tính mà bạn muốn ẩn

• Kích phải vào tab đó

• Kích Hide

Để hủy bỏ việc ẩn bảng tính:

• Kích phải vào bất kỳ bảng tính

• Kích Unhide

• Chọn bảng tính để hủy bỏ việc ẩn.

Theo FGCU

MS Excel - Bài 13: Định dạng trang tính và in

Thiết lập nhãn in

Chức năng Print Titles cho phép bạn lặp lại các heading của cột và dòng vào đầu mỗi trang mới để đọc nhiều trang dễ hơn là đọc khi in. Để thiết lập Print Titles:

• Kích tab Page Layout trên vùng Ribbon

• Kích nút Print Titles

• Trong phần Print Titles, kích vào hộp để chọn dòng hay cột để được lặp lại

• Lựa chọn dòng hay cột

• Kích nút Select Row/Column

• Kích OK

Tạo Header và Footer

Để tạo header hay footer:

• Kích nút Header & Footer trên tab Insert

• Lúc này, tab Design cho Header & Footer sẽ xuất hiệ trên vùng Ribbon

• Để chuyển đổi giữa Header và Footer, kích nút Go to Header hoặc Go to Footer

• Để chèn văn bản: nhập văn bản vào header hay footer

• Để nhập dữ liệu được chương trình hóa trước như số trang, ngày, giờ, tên file hoặc tên trang tính. Kích biểu tượng thích hợp

• Để thay đổi vị trí của dữ liệu, kích chọn ô bạn muốn

Thiết lập lề trang

Để thiết lập lề trang:

• Kích nút Margins trên tab Page Layout

• Lựa chọn một trong các lựa chọn đưa ra, hoặc

• Kích Custom Margins

• Hoàn thành hộp thoại thiết lập lề trang

• Kích OK.

Thay đổi hướng trang

Để thay đổi hướng trang từ dọc tới ngang:

• Kích nút Orientation trên tab Page Layout

• Chọn Portrait (dọc) hay Landscape (ngang)

Thiết lập ngắt trang

Bạn có thể thiết lập ngắt trang trong một bảng tính để đọc trang tính một cách dễ dàng khi in. Để thiết lập ngắt trang:

• Kích nút Breaks trên tab Page Layout

• Kích Insert Page Break

In một vùng

Có thể bạn chỉ muốn in một phần của một bảng tính. Công việc này được thực hiện một cách dễ dàng thông qua chức năng Print Range. Để in một vùng:

• Lựa chọn vùng được in

• Kích nút Print Area trên tab Page Layout

• Kích Set Print Area.

Theo FGCU

MS Excel - Bài 12: Phát triển Workbook

Bạn có thể đổi tên một bảng tính hay thay đồi màu sắc của các tab nếu cần thiết.

Để đổi tên bảng tính:

• Mở trang tính để được đổi tên

• Kích nút Format trên tab Home

• Kích Rename Sheet

• Nhập một tên mới

• Ấn Enter

Để thay đổi màu sắc tab bảng tính:

• Mở trang tính để đổi màu

• Kích nút Format trên tab Home

• Kích Tab Color

• Chọn màu

Di chuyển vị trí các bảng tính trong Workbook

Để di chuyển các bảng tính trong một workbook:

• Mở workbook chứa các trang tính bạn muốn sắp xếp lại

• Kích và giữ tab bảng tính cho tới khi một mũi tên xuất hiện phía góc bên trái trang tính

• Kéo bảng tính tới vị trí mong muốn

Chèn và xóa bảng tính

Để chèn một bảng tính

• Mở workbook

• Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Insert Sheet

Để xóa bảng tính

• Mở workbook

• Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Delete Sheet

Sao chép và dán bảng tính

Để sao chép và dán bảng tính:

• Kích vào tab của bảng tính để được sao chép

• Kích phải và chọn Move hoặc Copy

• Chọn vị trí mong muốn của trang tính

• Kích vào hộp chọn bên cạnh Create a Copy

• Kích OK.

Theo FGCU

MS Excel - Bài 11: Định dạng bảng tính

Chuyển đổi văn bản thành cột

Đôi khi bạn muốn tách dữ liệu trong một ô thành hai hoặc nhiều ô. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Convert Text to Columns Wizard.

• Chọn cột bạn mà bạn muốn tách dữ liệu

• Kích nút Text to Columns trên tab Data

• Tích chọn Delimited thì dữ liệu sẽ được tách thành từng cột theo sự phân tách bởi dấu phẩy hay dấu tab (Ví dụ: bạn có 1 cột dữ liệu “Jonh, Jane”, sau khi tích Delimite thì cột dữ liệu đó sẽ được tách thành 2 cột lần lượt có tên là Jonh và Jane).

• Nếu tích chọn Fixed Widths thì sự phân tách dữ liệu sẽ được thiết lập theo một kích thước cụ thể.

Chỉnh sửa font chữ

Chỉnh sửa font chữ trong Excel sẽ cho phép bạn nhấn mạnh tiêu đề và các heading. Để chỉnh sửa font:

• Lựa chọn ô hoặc một số ô bạn muốn font được áp dụng

• Trong nhóm Font trên tab Home, chọn kiểu font, kích thước, in đậm, nghiêng hay gạch chân hoặc chọn màu sắc.

Hộp thoại định dạng ô

Trong Excel, bạn cũng có thể áp dụng cách định dạng cụ thể cho một ô. Để áp dụng cách định dạng cho một ô hay nhóm các ô:

• Lựa chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng

• Kích vào mũi tên Dialog Box trên nhóm Alignment của tab Home

Có một số tab trong hộp thoại này và chúng cho phép bạn chỉnh sửa các thuộc tính của các ô:

Number: cho phép hiển thị các kiểu số khác nhau và số thập phân

Alignment: Cho phép bạn đinh hướng văn bản theo chiều ngang và dọc, sự thụt lùi văn bản, trộn các ô và hướng của văn bản.

Font: Cho phép điều chỉnh font, kiểu dáng font, kích thước, màu sắc và thêm các tính năng

Border: Các kiểu và màu sắc đường viền

Fill: Đổ màu sắc cho ô

Thêm đường viền và màu sắc cho ô

Đường viền và màu sắc có thể được thêm cho ô theo cách thông thường hoặc sử dụng các Styles. Để thêm đường viền theo cách thông thường:

• Trên nhóm Font của tab Home, kích chọn mũi tên xuống phía bên biểu tượng Borders

• Chọn đường viền thích hợp

Để áp dụng màu sắc theo cách thông thường:

• Kích vào mũi tên xuống của biểu tượng Fill trên nhóm Font của tab Home

• Chọn màu thích hợp

Để áp dụng đường viền và màu sắc sử dụng Styles:

• Kích Cell Styles trên tab Home

• Chọn một style hoặc kích New Cell Style

Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của dòng

Để thay đổi độ rộng của cột hay độ cao của một dòng:

• Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home.

• Thông thường điều chỉnh độ cao và rộng bằng cách kích vào Row Height hoặc Column Width

• Để sử dụng tính năng AutoFit, kích vào AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width

Ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột

Để ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột

• Lựa chọn dòng hay cột bạn muốn ẩn hoặc bỏ ẩn

• Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Hide & Unhide

Trộn ô

Lựa chọn các ô bạn muốn trộn và kích nút Merge & Center trên nhóm Alignment của tab Home. Có 4 lựa chọn sau:

Merge & Center: Kết hợp các ô và việc canh giữa nội dung trong ô mới

Merge Across: Kết hợp các ô sang các cột mà không canh giữa dữ liệu

Merge Cells: Kết hợp các ô trong một vùng mà không canh giữa

Unmerge Cells: Tách các ô đã trộn.

Canh lề nội dung trong ô

Để canh lề nội dung trong ô, kích vào ô hay các ô bạn muốn canh lề và kích vào tùy chọn trong nhóm Alignment trên tab Home. Có một số tùy chọn để canh lề như sau:

Top Align: Canh lề văn bản ở phía trên cùng của ô

Middle Align: Canh lề văn bản đúng trung tâm của ô

Bottom Align: Canh lề văn bản ở phía dưới ô

Align Text Left: Canh lề văn bản phía bên trái ô

Center: Canh giữa văn bản từ phía bên trái tới bên phải trong ô

Align Text Right: Canh lề văn bản về phía bên phải ô

Decrease Indent: Giảm sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản

Increase Indent: Tăng sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản

Orientation: Xoay văn bản theo đường chéo hay chiều dọc.

Theo FGCU

MS Excel - Bài 10: Biểu đồ trong Excel 2007

Biểu đồ cho phép bạn trình bày thông tin trong bảng tính theo một định dạng đồ họa. Excel cung cấp khá nhiều kiểu biểu đồ bao gồm: biểu đồ dạng cột, biểu đò dòng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ vùng, biểu đồ kiểu tán xạ và một số biểu đồ khác. Để xem các biểu đồ, chỉ cần kích vào tab Insert trên vùng Ribbon

Tạo một biểu đồ

Để tạo một biểu đồ:

• Lựa chọn ô chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng trong biểu đồ

• Kích tab Insert

• Kích vào loại biểu đồ bạn muốn để tạo

Chỉnh sửa biểu đồ

Mỗi một lần bạn tạo một biểu đồ, bạn có thể thực hiện một số việc khác nhau để chỉnh sửa

Để di chuyển biểu đồ:

• Kích vào biểu đồ bạn đã tạo và kéo nó tới vị trí khác trên cùng một bảng tính, hoặc

• Kích vào nút Move Chart trên tab Design

• Chọn vị trí thích hợp (có thể ở một sheet mới hoặc sheet hiện tại trong workbook)

Để thay đổi dữ liệu trong biểu đồ

• Kích vào biểu đồ

• Kích nút Select data trên tab Design

Để đảo ngược dữ liệu được hiển thị trong dòng và cột:

• Kích vào biểu đồ

• Kích nút Switch Row/Column trên tab Design

Để chỉnh sửa các nhãn và tiêu đề:

• Kích vào biểu đồ

• Trên tab Layout, kích nút Chart Title hoặc Data Labels

• Thay đổi tiêu đề hoặc nhãn và kích Enter

Các công cụ biểu đồ (chart tools)

Các công cụ biểu đồ xuất hiện trên vùng Ribbon khi bạn kích vào biểu đồ đã tạo. Các công cụ được đặt trên 3 tab: Design, layout, Format

Trong tab Design, bạn có thể điều chỉnh kiểu biểu đồ, cách bố trí, kiểu dáng và vị trí của biểu đồ.

Trong tab Layout, bạn có thể quản lý việc chèn ảnh, hình và các hộp văn bản, nhãn, trục, nền phụ và phân tích cho biểu đồ.

Trong tab Format, bạn có thể chỉnh sửa kiểu dáng hình, kiểu dáng chữ và kích thước biểu đồ.

Sao chép một biểu đồ sang Word

• Lựa chọn biểu đồ

• Kích vào Copy trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)

• Chuyển sang tài liệu Word, và kích chuột vào nơi bạn muốn đặt biểu đồ

• Kích Paste trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V).

Theo FGCU

MS Excel - Bài 9: Graphics

Bạn có thể chèn các hình ảnh, Clip Art, Shape, và SmartArt vào bảng tính để phục vụ cho công việc của bạn.

Thêm hình ảnh

Để thêm một hình ảnh:

• Kích tab Insert

• Kích nút Picture

• Duyệt qua các ảnh

• Kích vào tên ảnh

• Kích Insert

• Để di chuyển hình ảnh, kích và kéo nó tới nơi nào bạn muốn

Chèn Clip Art

Để thêm Clip Art:

• Kích tab Insert

• Kích nút Clip Art

• Tìm hình mẫu bằng cách sử dụng hộp thoại tìm kiếm Clip Art

• Kích Clip Art

• Để di chuyển hình mẫu, kích và kéo nó tới nơi nào bạn muốn

Chỉnh sửa hình ảnh và hình mẫu

Khi bạn thêm một hình ảnh vào bảng tính, sẽ có một tab mới xuất hiện trên vùng Ribbon. Tab Format cho phép bạn định dạng hình ảnh và đồ họa. Tab này có 4 nhóm sau:

Adjust: Điều chỉnh độ sáng, sự tương phản và màu sắc cho ảnh

Picture Style: Cho phép bạn đặt một khung hay đường viền xung quanh hình ảnh và thêm các hiệu ứng cho ảnh.

Arrange: Điều chỉnh sự chuẩn trực và sự quay của ảnh

Size: Cắt và chỉnh kích thước hình ảnh

Chèn Shape (hình)

Để thêm hình:

• Kích tab Insert

• Kích nút Shapes

• Kích vào hình bạn chọn

• Kích vào bảng tính

• Kéo con trỏ để mở rộng hình

Để định dạng hình:

• Kích vào hình

• Kích tab Format

Chèn SmartArt

SmartArt là một tính năng trong Office 2007, cho phép bạn chọn từ một số đồ họa khác nhau bao gồm các biểu đồ, lists, vòng tròn và các processes. Để thêm SmartArt:

• Kích tab Insert

• Kích nút SmartArt

• Kích SmartArt bạn chọn

• Lựa chọn SmartArt

• Kéo nó tới vị trí mong muốn trong bảng tính

Để định dạng SmartArt:

• Lựa chọn SmartArt

• Kích tab Design hay Format

• Kích SmartArt để thêm nội dung và hình ảnh.

Theo FGCU

MS Excel - Bài 8: Sort and Filter

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.

Sắp xếp

Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:

• Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)

Tùy chỉnh sắp xếp

Để sắp xếp nhiều hơn một cột:

• Kích nút Sort & Filter trên tab Home

• Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên

• Kích Add Level

• Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp

• Kích OK

Lọc dữ liệu

Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc:

• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc

• Trên tab Home, kích Sort & Filter

• Kích nút Filter

• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên

• Kích Text Filter

• Kích Words bạn muốn lọc

• Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter

• Kích Clear

Theo FGCU

MS Excel - Bài 7: Tạo Macros trong Excel 2007

Macros là các tính năng cao cấp, có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có thể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể được hoàn thành trong một bước.

Ghi một Macro

Để ghi một Macro:

• Kích tab View trên vùng Ribbon

• Kích Macros

• Kích Record Macro

• Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách)

• Nhập một phím tắt

• Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả

Để thực hiện Macro:

• Kích Macro

• Kích Stop Recording

Thực thi Macro

Để thực thi một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn vào phím mà bạn đã chọn để chạy Macro. Hoặc bạn có thể xem tất cả các Macro và thực thi bằng cách:

• Kích Macros

• Kích View Macros

• Chọn một Macro và kích Run

Theo FGCU